Processus achat & condamnation au pénal, suite…

Quelles conditions pour une activité de veille opérationnelle qui protégerait les entreprises des risques éthiques, réglementaires ou juridiques que leurs sous-traitants, leurs fournisseurs ou leurs propres clients font peser sur eux [1].

Qu’elle soit issue d’une entreprise privée ou du secteur public, une commande en B2B est toujours contrainte par un plus ou moins grand nombre d’obligations. Sans en faire encore une liste exhaustive ici on peut citer celles qui sont d’ordre juridique, fiscal, réglementaire voire éthique quand elles ne relèvent pas du contrat privé.

On le sait, ces obligations imposées aux fournisseurs contraignent aussi les acheteurs en ce sens qu’une absence de contrôle de leur part pourrait les rendre, à minima, co-responsable.

A cela, et nous y reviendrons aussi, s’ajoutent des contrôles propre au processus de commande : si la collectivité X lance un appel d’offres, elle serait bien inspirée de vérifier que les candidats ne sont pas liés entre eux dans les tréfonds de leur capital créant ainsi les conditions d’une fausse concurrence (vécu).

De même qu’une entreprise devrait s’assurer que la commande qu’elle envisage de passer ne le soit pas auprès d’une société dont le chiffre d’affaires serait trop lisible : une lecture attentive du bilan et du compte d’exploitation du fournisseur pourrait utilement renseigner le concurrent sur son propre volant d’affaires.

Or ces contrôles, en amont du processus, durant celui-ci et bien après que la commande soit passée ou le chantier commencé  représentent un charge importante :

  • Importante en charge de travail
  • Importante en expertises requises.

quelle solution ?

Rêvons un peu et imaginons que l’organisme acheteur ait à sa disposition un service – idéalement externalisé – dont la mission, portée par l’expertise, soit de contrôler les acteurs du processus.

Lors de l’élaboration de l’appel d’offres et du règlement de consultation, ou de leurs équivalents pour le secteur privé, le prestataire

  • Alerterait l’entreprise des documents et attestations nécessaires.
  • Recenserait ceux que l’entreprise attend de par ses propres règles (telle une charte éthique par exemple)
  • Recueillerait les exigences internes (proportion des CA par activité ou bien encore part du marché en regard de l’activité globale)
  • En plus de ses propres outils de prévention de risques (cartographie des acteurs et de leurs dirigeants)

Au lancement de l’appel d’offres, le prestataire conduirait une recherche dans ses propres bases d’informations et dans celles dont il serait l’abonné pour :

  • Vérifier et contrôler l’identité juridique et financière des candidats
  • Réunir et scruter les parutions presse / média les concernant eux ou leurs dirigeants
  • Vérifier et contrôler les liens possibles entre candidats (présence au capital, présence aux conseils d’administration, marchés gagnés « ensemble » par le passé etc.)
  • Ainsi que les éléments de contrôle attendus par l’organisme en amont du marché (poids relatif du marché/CA par exemple)

Idéalement encore, le prestataire mettrait à disposition une base d’information de type RSN[1] qui, alimentée par les co-abonnés, recenserait leur niveau de satisfaction au gré des marchés passés avec tel ou tel fournisseur.

Ainsi l’organisme aurait pour chaque candidat des éléments de comparaison et d’appréciation « objectifs » pour l’aider à faire un choix parmi les offres et au delà des seules qualités techniques ou financières de celle-ci (mieux disant).

Continuons de rêver.

A la signature du marché et avant le démarrage de celui-ci, le prestataire

  • s’assurerait de recueillir les documents et attestations attendus auprès de l’opérateur économique
    • Directement
    • Ou sur le bases ad’hoc
  • Contrôlerait l’authenticité des documents et attestations obtenus auprès des organismes les ayant produits ou validés
  • Le cas échéant contrôlerait la sincérité des l’organisme « valideur » (exemple d’un travailleur détaché titulaire d’un CACES « exotique »)

En outre le prestataire aurait une base d’information dédiée au marché/organisme qui garderait trace de ces éléments ainsi que de leur durée de validité et, conséquemment, qui alerterait l’organisme des risques ou des dérives possibles :

  • Un marché est signé et le fournisseur est doté des bonnes attestations à échéances valides… mais le marché prend du retard et les attestations deviennent caduques, il faut que le système alerte TOUTES les parties et ne se contente pas d’alerter.

Nous sommes encore loin d’un système parfait (j’y reviendrai peut-être lors d’un prochain article) mais, déjà, nous avons là un système qui offre une formidable sécurité pour un coût probablement très supportable par la mutualisation qu’il permet.

A suivre !

[1] RSN : Réseau Social Numérique

[1] Extrait de travaux exécutés dans le cadre d’un mémoire (Intelligence économique IAE Poitiers)

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